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| 第２章−６ |
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| さて、前回は内容についてレクチャーしましたが、それ以外にも重要なところはいくつもあります。ただ、いい文章を書いただけで「安心」ということはないのです。むしろ、「ここ」をちゃんとしないと、いくらいい内容を書いても印象が悪かったり、常識知らずなんて思われてしまうことに。 では、その簡単なこととは？ それは、メールの件名欄の書き方と返信の仕方。この書き方に注意するだけで、相手の評価はずいぶん変わるはずです。 まず、件名欄の書き方から。まさか、いないとは思いますが、タイトルを空欄で出したりしている人はいませんよね？ 件名なしは一番相手に失礼なこと。いったいどんな内容なのかまったくわからないうえに、どういうつもりで出しているのかも推察できません。また、そんな手間さえ惜しんでいるということは、本当に出したい気持ちがないのかな？などと思われてしまう心配も。 件名には、そこに書いてある内容がわかるような、簡単なタイトルをつけましょう。たとえば、お礼メールだったら素直に「ありがとう」でOK。 気をつけたいのは、ここでもポジティブな言葉を必ず使ってほしいということ。ポジティブな言葉は、無意識のうちに相手を明るい気分にさせます。逆に、ネガティブな言葉は暗い気持ちを植えつけます。 たとえば、同じお誘いメールでも、ただ「お誘い」と件名に入れるだけより、「楽しいお誘い」と入れてみたらどうでしょう？ あるいは、何か情報を送るときも「○○についての情報」ではなく、「○○についてのGOOD NEWS」なんて。 また、返信を送る際にも必ず注意して欲しいことがあります。それは、件名をキチンと書き直すということ。相手が書いたタイトルそのままに、「Re:」のついた返信を返すのは、なんだか気持ちがまったくこもっていませんよね。面倒くさい、どうでもいい、といった印象がぬぐえません。これが、ビジネスメールならそれでもいいのです。何についての返信か、件名を見ることでわかるというメリットもありますから。でも、ラブメールの場合はNG。「あなたとのメールが嬉しい」という気持ちを込めて、隅々まで気を配ってください。 返信の際には、もうひとつ注意が必要です。それは「引用文」。前回相手が書いたメールをそのまま消さずに、上から新たに書いて出すことを好まない人って意外といるのです。「消す労力を惜しんだ」と思われる……ことはないかもしれませんが、ダラダラと続く引用文は見た目にも美しくありません。また、自分の書いた文章をもう一度読まされるのが嫌という人も。 返信の場合は、相手の文章を全部消し、タイトルも書き直してメールする。とっても簡単なことだけど、やるとやらないでは、印象がぜんぜん違います。ぜひ、やってみて！ |